activité de financement annuelle de la Fondation collège de Champigny

20 Avril 2017

CONTEXTE

La Fondation Collège de Champigny soutient la mission éducative de l’établissement qui répond aux besoins d’une clientèle diversifiée. Le Collège de Champigny est une école privée non sélective qui vise à devenir un lieu incontournable d’apprentissage à Québec où chacun, quelque soit sa condition, a droit à la réussite.

La Fondation met en œuvre des activités de financement afin de générer des fonds nécessaires pour soutenir sa mission première.

Ce document présente le devis de la planification et de l’organisation utile à la réalisation de l’activité-bénéfice annuelle au profit de la Fondation.

Mandat du gestionnaire d’événement

Pour son activité-bénéfice annuelle 2017, la Fondation Collège de Champigny souhaite confier à un gestionnaire d’événement le mandat suivant :

  • Développer une approche qui contribuera à faire connaître la cause de la Fondation Collège de Champigny à la veille d’une collecte importante de fonds à entreprendre dans le contexte de l’approche du 50e anniversaire du Collège.
  • Conseiller les membres du comité organisateur sur tous les aspects de la planification, de l’organisation, de la promotion, de la sollicitation, de l’animation et du déroulement de l’événement.
  1. À cette fin, le mandaté doit être disponible pour rencontrer et communiquer régulièrement avec les responsables identifiés du comité organisateur : minimalement une fois par semaine pendant 14 semaines.
  2. Le mandaté doit participer à quatre rencontres de planification avec l’ensemble des membres du comité organisateur.
  • Participer activement, avec le soutien des responsables identifiés du comité organisateur, à :
  1. la conception publicitaire et à la promotion de l’activité par différents médias et plateformes ;
  2. l’élaboration des différentes listes de participants potentiels ;
  3. la sollicitation directe (incluant la relance) auprès des participants potentiels;
  4. la recherche d’articles et/ou de produits de bonnes valeurs pour l’encan de la soirée.
  • S’engager à remettre, au terme de son mandat, à la Fondation Collège de Champigny, tous les documents et/ou fichiers qui auront été produits dans le cadre de son accomplissement.

Le mandat s’étend sur une durée de quatorze (14) semaines comprises entre le 16 janvier et le 21 avril 2017.


 

OBJECTIF

Approcher les amis, les partenaires le monde des affaires local et régional, pour les sensibiliser à la cause de la Fondation et ainsi amasser des fonds lui permettant de poursuivre sa mission.

Objectif spécifique pour 2017 :

  • Recueillir 20 000 $
  1. Augmenter les ventes à 150 billets (15 000$)
  2. Prix du billet – 100$
  3. Commanditaires : 5 000$
  4. Commandite de présentation : 2 000$
  5. Dons : 1 500$
  6. Encan : 2 500$
  7. Activité d’animation : 2 000$
  8. Vestiaire et bar : 500$
  • Dépenses
  1. Ne pas dépasser 6 000$

 
PUBLIC CIBLE

  • Partenaires et les fournisseurs du Collège de Champigny
  • Parents
  • Membres du personnel et administrateurs
  • Amis du Collège : anciens élèves, anciens membres du personnel, …
  • Communauté des gens d’affaires de L’Ancienne-Lorette
  • Leaders du milieu
  • Donateurs de la région de la Capitale-Nationale

STRATÉGIE

La stratégie de l’activité-bénéfice annuelle est de convaincre des donateurs potentiels de la pertinence de soutenir notre mission éducative, cela dans l’intérêt de nombreux jeunes de la région de la Capitale-Nationale.

Les donateurs seront toujours sensibles à la cause de l’éducation, particulièrement lorsque des témoignages concrets de réussites ou de dépassements peuvent en faire la démonstration. Dans un contexte où le confort et le plaisir des participants ne doivent pas être compromis, le déroulement de la soirée devrait prévoir des témoignages percutants d’individus illustrant combien leur passage au Collège de Champigny a pu être déterminant dans la suite de leur développement personnel. Ces témoignages serviront à mettre évidence la variété des services offerts.
 
Faire connaître le Collège et sa Fondation

L’activité est l’occasion de renseigner le public cible sur les développements en cours et à venir : plan stratégique, implantation du programme 2/3, partenariat étroit avec les Œuvres Jean Lafrance, classe spécialisée, croissance de la clientèle, projet de mise en lumière, cinquantième anniversaire de fondation en 2019, …

Refléter l’image du Mouvement Desjardins et la notoriété du président d’honneur

Présidence d’honneur – Monsieur Renaud Audet, directeur général de la Caisse populaire Desjardins de L’Ancienne-Lorette

Associer les valeurs du Mouvement  Desjardins (servir les intérêts  d’une clientèle – quelle que soit la condition) à celle du Collège et de la Fondation. On peut partir petit et devenir grand, très grand ! Dans des univers et par des moyens totalement différents, le Mouvement Desjardins et le Collège de Champigny participent à la réussite et au succès auxquels chacun aspire : individus ou entreprises.

Introduire de nouvelles sources de revenus

Une commandite de présentation afin d’atteindre l’objectif monétaire (montant de commandite et vente de cartes)

Encan et/ou une activité d’animation rapportant 4 500$

 

Faire appel à un gestionnaire d’événements pour accroître la participation et fidéliser le public cible 

La réalisation des activités-bénéfice des trois dernières années illustre la limite des profits qui peuvent être atteints par une organisation strictement locale. À la veille d’entreprendre une campagne majeure de financement, la Fondation Collège de Champigny s’associe à une firme possédant l’expertise requise pour augmenter ses revenus.

COMITÉ ORGANISATEUR

Tous les membres du conseil d’administration de la Fondation Collège de Champigny s’investissent dans l’organisation et le déroulement de l’activité-bénéfice annuelle.

La section suivante départage les responsabilités.

Étapes de réalisation / Rôles et responsabilités

     RESPONSABLES/COLLABORATEUR   ÉCHÉANCIER   COMMANTAIRE/STATUT 
Présidence d’honneur Direction générale mi-novembre Cf. document « Rôle et responsabilités de la présidence d’honneur »
Budget France Trudelle, Guy Bouchard en continu Cf. Document 2016-11-21 budget comparatif
Appel d’offres pour la gestion de l’événement Guy Bouchard, Jean Garneau, Maxime Savard, Jean-Philippe Riopel décembre Rédaction du devis et appel d’offres
Conception de l’affiche et du formulaire de participation et des billets Guy Bouchard – Jean GarneauCollaborateur à identifier Décembre -janvier On retient l’idée d’un graphisme qui pourra être utilisé chaque année
Menu des bouchées à servir Stéphan Genest – Jean Garneau Décembre à février Faire appel à un traiteur ?Une décision devra être prise au plus tard en janvier.
Choix du vin et autres boissons Sous-comité à constituer Février
Animation par les élèves pendant la soirée Audrey Dumont / la personne qui la remplacera Décembre à 20 avril
Témoignage d’un ou d’anciens élèves pendant la soirée Jean Garneau Février
Animation musicale Pierre Ouellet Janvier au 20 avril
Promotion de l’événement Mandat confié au gestionnaire d’événement en collaboration avec Guy Bouchard, Jean Garneau, Maxime Savard et autres membres du comité organisateur
Lettre d’invitation Février Mettre le président d’honneur à contribution pour la rédaction
Début de la promotion 1er mars Utilisation de toutes les plateformes : envoi de lettres, site WEB, réseaux sociaux
Sollicitation Président d’honneurGestionnaire d’événement 27 mars au 20 avril Relance auprès des individus / entreprises / fournisseurs qui n’auront pas répondu
Planification fine du déroulement de la soirée Gestionnaire mandaté et membres du comité organisateur Mars et avril